Pertemuan 2. Kelompok Proses Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek terdiri atas proses-proses yang dilakukan sehingga mampu menghasilkan proyek sesuai tujuan yang akan dicapai. Definisi dari suatu proses itu sendiri merupakan serangkaian kegiatan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu. Suatu manajemen proyek dipandang sebagai beberapa proses yang saling terkait dan saling berhubungan satu sama lain.

Ada 5 kelompok manajemen proyek antara lain :

1. Proses Inisiasi ( Initiating Processes ) : untuk mengawali suatu proses selalu ada inisiasi yang menegaskan cakupan dari suatu proyek. Proses ini diharapkan mampu mengidentifikasi kebutuhan dari proyek tersebut maupun dari pengguna ( user ).

2. Proses Perencanaan ( Planning Processes ) : proses perencanaan dari suatu proyek dan perencanaan apa saja yang akan dibutuhkan oleh customer.

3. Proses Eksekusi ( Executing Processes ) : proses dimana suatu proyek dieksekusi atau dilaksanakan sesuai dengan perencanaan.

Di dalam setiap proses selalu dilakukan suatu komunikasi agar sesuai dan saling terkait satu sama lain.

4. Proses Pengawasan ( Monitoring and Controlling Processes) : proses dimana akan dilakukan pengawasan proyek agar terlaksana sesuai dengan perencanaan.

5. Proses Penutupan ( Closing Processes ) : merupakan proses penutupan dari proyek yang dikerjakan, baik yang terselesaikan maupun proyek yang harus ditutup.

Pemetaan Kelompok Proses ke Bidang Pengetahuan merupakan proses memetakan aktivitas utama pada setiap kelompok proses dalam sembilan bidang pengetahuan ( 9 Knowledge Areas ) dengan menggunakan PMBOK® Guide 2004.

Proses Inisiasi Proyek

Inisiasi proyek merupakan proses mengenali dan memulai suatu proyek baru atau fase proyek. Tujuan utama dari adanya suatu inisiasi adalah menyeleksi dan memulai proyek. Beberapa organisasi di antaranya menggunakan fase pra-inisiasi sebelum masuk dalam proses inisiasi sebenarnya, sedangkan yang lain termasuk item-item seperti mengembangkan business case sebagai proses inisiasinya.

Keluaran kunci dari inisiasi proyek antara lain :

· Penugasan untuk pimpinan proyek, dimana pimpinan proyek memiliki peran terbesar terhadap tujuan suatu proyek.

· Mengidentifikasi stakeholder kunci, dimana proses ini adalah mengidentifikasi stakeholder yang terkait dan berhubungan secara langsung dengan proyek maupun hasil proyek.

· Menyelesaikan business case.

· Menyelesaikan project charter dan memperoleh tanda tangan.

Dokumen-dokumen dari inisiasi proyek antara lain :

· Business case

· Project Charter

· Organisasi juga memiliki variasi atau ragam dokumen apa saja yang akan dibutuhkan untuk proses inisiasi suatu proyek. Hal tersebut penting dilakukan guna identifikasi kebutuhan proyek, stakeholder, dan tujuan utama diadakannya suatu proyek.

Proses Perencanaan Proyek

Adanya perencanaan proyek menjadi keperluan utama yang digunakan untuk memandu proses eksekusi setiap bidang pengetahuan termasuk informasi perencanaan.

Keluaran kunci yang termasuk dalam proyek JWD adalah sebagai berikut :

· Kontrak team.

· Pernyataan scope.

· Work Breakdown Structure (WBS).

· Jadwal proyek dalam format Gantt Chart dengan semua ketergantungan dan sumber daya yang termasuk dalam proyek.

· Daftar resiko prioritas (bagian register resiko).

Proses Eksekusi Proyek

Proses eksekusi proyek biasanya paling banyak memakan waktu dan sumber daya. Pimpinan proyek harus menggunakan kemampuan kepemimpinan untuk menangani berbagai tantangan yang terjadi selama eksekusi proyek. Laporan milestone dapar menjaga fokus pada penyelesaian milestone utama.

Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek

· Proses tersebut melibatkan pengukuran kemajuan ke arah obyek proyek, membantu tindakan korektif untuk mencocokkan kemajuan (progress) dengan perencanaan yang ada.

· Biasanya mempengaruhi seluruh kelompok proses lain yang terjadi dalam seluruh fase siklus hidup proyek.

· Keluaran yang ada termasuk laporan kinerja, perubahan-perubahan yang diminta, dan update terhadap rencana yang beragam.

Proses Penutupan Proyek

Penutupan proyek melibatkan penguatan stakeholder dan penerimaan customer pada hasil dan layanan final. Apabila suatu proyek tidak selesai, pemilik proyek secara formal menutup proyek agar mencerminkan apa yang dapat dipelajari atau evaluasi untuk memperbaiki proyek berikunya. Banyak dari proyek juga termasuk laporan final presentasi kepada sponsor atau manajemen senior. Keluaran yang dihasilkan termasuk arsip proyek dan lesson learned yang merupakan bagian aset proses organisasional.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dalam suatu proyek diketahui ada 5 kelompok proses untuk manajemen proyek. Masing-masing kelompok memiliki cakupan kegiatan sendiri sesuai dengan peran yang dijalankan. Kelompok proses tersebut saling terkait dan terintegrasi guna kelancaran dan keberhasilan suatu proyek agar sesuai dengan pencapaian tujuan.